Kognitiivista kuormaa voi helpottaa työpaikan yhteisillä pelisäännöillä

Kognitiivisen ergonomian avulla työ suunnitellaan niin, että se on linjassa inhimillisten tiedonkäsittelyn kykyjen ja rajoitusten kanssa, jolloin työ on sujuvaa, terveellistä ja tuottavaa. Kognitiivisen ergonomian kehittäminen onnistuu yhteistyöllä, mutta kehittämisen tiellä voi olla monenlaisia esteitä, joiden vuoksi kognitiivista kuormaa vähentävien käytäntöjen jalkautuminen voi jäädä puolitiehen. Työterveyslaitoksen hankkeessa kehitettiin keinoja häiriöiden, keskeytysten ja tietotulvan hallintaan toimistotyössä yhdessä työntekijöiden kanssa.

Laajassa SujuKE-interventiotutkimuksessa seurattiin kognitiivisen ergonomian kehittämistä ja sen tuloksia kolmessa eri organisaatiossa noin kahden vuoden ajan.

Tutkimuksen tulosten mukaan kognitiivisen ergonomian kehittäminen koetaan työntekijöiden keskuudessa tärkeäksi, mutta sen onnistumiseen vaikuttaa useita tekijöitä.

– Organisaatioiden ja osallistuvien yksiköiden välillä oli suuria eroja saavutetuissa tuloksissa. Vaikka kognitiivisten kuormitustekijöiden yleisyys ja koettu kognitiivinen kuormittuminen eivät yleisesti vähentyneet, muutosta parempaan suuntaan tapahtui enemmän niissä yksiköissä, joissa asioille oli yritetty aktiivisesti tehdä jotain, kertoo johtava tutkija Virpi Kalakoski Työterveyslaitoksesta.

Tietyissä yksiköissä kognitiivisten kuormitustekijöiden arvioitu yleisyys ja koettu kuormittuminen olivat vähentyneet tutkimuksen aikana. Näitä yksikköjä luonnehtii tutkimuksen alussa verrattain suuri tarve kehittämiselle, kuten puhehälyn ja keskeytysten yleisyys sekä verrattain paremmat edellytykset kehittämiselle, kuten kohtuullisempi määrä työn alla olevia tehtäväkokonaisuuksia.

– Vaikka työntekijät olivat innokkaita kognitiivisen ergonomian kehittämiseen, he toivat vahvasti esiin huolen omista vaikuttamismahdollisuuksistaan ja peräänkuuluttivat johdon sitoutumista ja tukea uusien toimintatapojen leviämiseen koko organisaatiossa, sanoo Kalakoski. Kognitiivisen ergonomian kehittäminen ei saa jäädä irralliseksi projektiksi, vaan siitä tulee rakentaa jatkuva oppimisprosessi.  

Häly, keskeytykset ja puutteelliset ohjeet yleisiä

SujuKE -hankkeen alkukyselyyn vastasi yli 900 henkilöä. Tulokset osoittavat, että kognitiiviset kuormitustekijät ovat yleisiä työssä. Hankkeeseen osallistuneista 80 prosenttia työskentelee päivittäin puhehälyssä tai melussa, 55 % lla meneillään oleva tehtävä keskeytyy useita kertoja päivässä ja 50 prosenttia toimii päivittäin epäselvien tai puutteellisten ohjeiden varassa.  Yli 80 prosenttia vastaajista kuvaa näiden seikkojen kuormittavan, 20 prosenttia kuvaa kuormittuvansa erittäin paljon.

Pelisäännöt häiriöiden, tietotulvan ja keskeytysten hallintaan osoitteessa www.ttl.fi/aivotyo-tietopankki

SujuKe-hankkeessa työntekijät kehittivät yhdessä keinoja ja pelisääntöjä, joiden avulla häiriöitä, tietotulvaa ja keskeytyksiä voi hallita arjen työssä. Keinot voivat olla hyvinkin yksinkertaisia, esimerkiksi hälyä voi vähentää mykistämällä äänet puhelimessa ja tietokoneessa. Tietotulvaa voi hillitä esimerkiksi otsikoimalla viestit napakasti asia kuvaten. Keskeytyksiä voi vähentää esimerkiksi käyttämällä yhteisesti sovittuja merkkejä, jotta työkaverit osaavat varoa keskeyttämistä.

Tutkimuksessa kehitetyt pelisäännöt on julkaistu Työterveyslaitoksen verkkosivuilla Sujuvan aivotyön tietopankissa: www.ttl.fi/aivotyo-tietopankki. Pelisäännöistä on koottu myös huoneentaulut, jotka voi tulostaa ja muokata edelleen oman työpaikkansa tarpeisiin.

Lähde: Työterveyslaitos